¿En qué se van las semanas? La IA y las ofertas de piezas de ingeniería

De dos a cuatro semanas. Es lo que tarda la mayoría de los proveedores en convertir una solicitud de oferta (RFQ) de una pieza de ingeniería o de un sistema a medida en una oferta, y así ha sido desde que cualquiera en el sector tiene memoria. Los planos pasaron del papel al CAD 3D, los ERP se trasladaron a la nube y los portales de clientes siguen cada RFQ en tiempo real. Aun así, la oferta empieza igual que en 1995: un ingeniero con experiencia abre el primer PDF y se pone a leer.

Si le pregunta a ese ingeniero en qué se van las semanas, la respuesta honesta no será «en calcular costes». Calcular el coste de una pieza, una vez que se sabe exactamente qué es, lleva una hora. Las semanas se van en otras tres cosas, y la IA cambia cada una de manera distinta. Conviene revisarlas una por una, porque el proveedor que entiende a dónde se va el tiempo compra la herramienta correcta, y el que no lo entiende compra un motor de costes más rápido y luego se pregunta por qué nada ha cambiado.

Primer destino del tiempo: leer

Un paquete de RFQ para un componente de transmisión o una célula de automatización reúne de cuarenta a sesenta documentos. Hojas de planos, a menudo en varias revisiones. Una especificación que impone condiciones que los planos nunca mencionan. Una matriz de variantes. Una hoja de cálculo con tramos de volumen. Condiciones comerciales. Y en algún lugar de la hoja 14, una nota que cambia el acabado indicado en la hoja 3.

Nada de esto es difícil de leer. Lo difícil es leerlo completo, y leerlo completo ocupa la primera semana del técnico de ofertas. Cada tabla se vuelve a introducir a mano. Cada nota se coteja con la hoja que modifica. Al plano de un mazo de cables que no trae bloque de BOM se le transcribe a mano la lista de cables.

Esta es la parte que la IA elimina casi por completo, y la menos polémica. Los modelos actuales leen un plano de producción, incluidos los planos antiguos escaneados, las notas, los marcos de GD&T y el contenido fuera de tablas que los extractores de tablas pasan por alto. Lo importante es que cada dato extraído remita a la hoja y la zona de donde salió. La razón es sencilla. Cada línea que produce el sistema, el técnico de ofertas la acepta o la revisa. Si la línea enlaza al punto exacto del plano de donde viene, revisarla cuesta un clic. Si no, la única forma de comprobarla es buscarla a mano en el plano, que es justo la lectura que la herramienta debía eliminar. Sin ese enlace, la semana no se recupera; solo cambia de sitio.

Segundo destino: resolver

La lectura produce datos. La oferta necesita una visión coherente, y los datos no coinciden entre sí. Qué revisión manda. Cuál de las seis variantes lleva el resalte opcional para sensor que el cliente mencionó en el hilo de aclaraciones y que no aparece en la matriz. Si los tramos de volumen válidos son los de la hoja de cálculo o los de la carta de presentación. Qué le hace realmente la hoja 14 a la hoja 3.

Hoy esta resolución ocurre en la cabeza del técnico de ofertas, a lo largo de varios días, con correos al cliente separados por una semana porque cada respuesta abre la siguiente pregunta. Es la parte del trabajo que más se parece al criterio profesional, y es donde los técnicos con más experiencia se ganan su reputación.

La IA no toma estas decisiones. Encuentra las preguntas, todas, desde la primera pasada, y luego hace lo que antes le llevaba días al técnico de ofertas: busca la respuesta en lo que el proveedor ya tiene. El registro de revisiones en el PLM indica qué hoja está vigente. El correo del cliente en el programa anterior aclara a qué se refería con el resalte para sensor. La oferta de 2023, dondequiera que esté guardada, dice cuánto costó la operación la última vez. Cada pregunta abierta vuelve como una excepción con una propuesta adjunta: la hoja, el conflicto, lo que hay que decidir, la respuesta que recomienda el sistema y la evidencia que encontró para respaldarla.

Siete excepciones en un paquete de cuarenta y ocho documentos es lo habitual. El día del técnico de ofertas empieza con esas siete y no con la carpeta. Tres se confirman porque la propuesta y la evidencia son correctas; dos se envían al cliente en un solo correo, en vez de cuatro repartidos a lo largo de la quincena; dos requieren al responsable de ofertas. Cuando llegan las respuestas, el BOM se vuelve a resolver y muestra las cuarenta líneas que han cambiado, sin obligar a revisar las trescientas.

Tercer destino: recordar

El coste de la operación del resalte para sensor se calculó por última vez en 2023. Esa oferta vive en el disco de un compañero, en un formato que la fábrica ya no usa, y el compañero está de vacaciones. El técnico de ofertas vuelve a calcularlo desde cero, y le sale distinto.

Todo proveedor acumula años de historial de ofertas y casi nada de eso se puede usar en el momento en que se necesita. Está en PDF, en correos, en hojas de cálculo llamadas final-v3 y, sobre todo, en la cabeza de las dos o tres personas con más antigüedad. Cuando una de ellas se jubila, la fábrica pierde mucho más que un puesto. Pierde el razonamiento detrás de cinco años de precios.

Este es el cambio más lento que trae la IA y el de mayor alcance. Un sistema que se queda en el plano no puede ayudar aquí en absoluto. El problema exige algo conectado a donde ya vive el conocimiento del proveedor. Eso significa los sistemas PLM y CAD que guardan revisiones y geometría, el ERP que guarda tarifas y rutas de fabricación, el CRM que guarda el historial del cliente, y las unidades compartidas y espacios de trabajo donde de verdad están las ofertas anteriores y los hilos de correo. Cuando llega una RFQ nueva, el sistema la lee contrastándola con todo eso, nunca de forma aislada. El coste del resalte para sensor se calcula desde la primera pasada a partir del precedente de 2023, con un aviso de que la tarifa tiene tres años, y ya no desde cero el día ocho.

Después, aprende. Cada excepción que resuelve un ingeniero y cada oferta que aprueba se convierten en historial estructurado: qué características del plano determinaron el coste, qué margen se aplicó, qué preguntas se le hicieron al cliente, qué propuestas se aceptaron y cuáles se corrigieron. Ese contexto está aislado por cliente (tenant), es decir, pertenece al proveedor y nunca se usa para entrenar nada compartido. La siguiente RFQ similar parte de un precedente. El valor se acumula, y solo empieza a acumularse el día en que usted comienza; esa es la versión honesta de «por qué ahora». Una fábrica que empiece en 2026 tendrá en 2029 tres años de historial utilizable y conectado. Una que espere tendrá tres años más de PDF.

Lo que realmente cambia la IA

En todo esto, el técnico de ofertas sigue siendo el mismo. Sus cuatro horas de criterio real sobre un paquete siguen siendo cuatro horas, y nada sale sin su nombre. Lo que cambia es que esas cuatro horas ocurren la primera mañana y no la última, y que las RFQ que antes se rechazaban por falta de tiempo se leen la misma tarde en que llegan. Al cabo de unos meses, ese segundo cambio es el que un director financiero alcanza a ver.